Die Betriebskostenabrechnung
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Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (u. a. BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18) muss eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung vier Angaben enthalten:

1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Betriebskostenart,
2. die Angabe und Erläuterung des verwendeten Umlageschlüssels,
3. die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils und
4. den Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Abrechnungsfrist nicht. „Sonstige Betriebskosten“ dürfen nicht als Sammelposten abgerechnet werden, sondern sind einzeln mit ihrer Bezeichnung aufzuführen (BGH, Urteil vom 06.07.2021, VIII ZR 371/19). Der Generator rechnet mit den Beträgen Ihrer Wohnung. Gesamtkosten und Verteilerschlüssel je Kostenart stehen in der Verwalterabrechnung, die Sie der Abrechnung beilegen. Ob das im Einzelfall genügt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt – bei Zweifeln lassen Sie die Abrechnung prüfen.

• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 ist das der 31.12.2026; entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.
• Folge einer Fristversäumnis: Eine Nachforderung ist ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt.
• Einwendungen des Mieters: Sie sind spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen.
• Belege: Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB, seit 01.01.2025).
• Teilabrechnungen: Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet – auch nicht, wenn der Mieter im Laufe des Jahres auszieht.

• Der Abrechnungszeitraum bleibt das Abrechnungsjahr. Die Kosten werden dem Mieter für die Dauer seines Mietverhältnisses zeitanteilig zugerechnet; der Generator rechnet tagesgenau (365 bzw. 366 Tage).
• Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Wasser) werden bei einem Nutzerwechsel mit einer Zwischenablesung abgegrenzt. Nach § 9b HeizkostenV werden die verbrauchsabhängigen Kosten nach der Zwischenablesung aufgeteilt, die übrigen Wärmekosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig und die Warmwasserkosten zeitanteilig.
• Bei den Vorauszahlungen zählen die tatsächlich gezahlten Beträge. Weichen sie von den vereinbarten ab, tragen Sie sie im Feld „Tatsächlich gezahlt“ ein.
• Zeiten ohne Mieter (Leerstand) trägt der Vermieter.

• Umgelegt werden dürfen nur Kosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV (17 Nummern) und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Die Grundsteuer ist umlagefähig (§ 2 Nr. 1 BetrKV).
• Nicht umlagefähig sind insbesondere Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Kosten für den Kabelanschluss dürfen seit dem 01.07.2024 nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden (Ende des Nebenkostenprivilegs).
• Ohne andere Vereinbarung werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Maßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche, nicht die im Mietvertrag genannte (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17).
• Einen anderen Umlageschlüssel kann der Vermieter unter den Voraussetzungen des § 556a Abs. 2 BGB nur durch Erklärung vor Beginn eines Abrechnungszeitraums festlegen.
• Bei der Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

• Bei zentralen Heizungsanlagen sind 50 bis 70 Prozent der Kosten nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 HeizkostenV); für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 HeizkostenV).
• Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Kostenanteil um 15 Prozent kürzen; bei fehlender fernablesbarer Messausstattung oder fehlenden Verbrauchsinformationen kommen jeweils 3 Prozent hinzu (§ 12 HeizkostenV).
• Die CO₂-Kosten teilen sich Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell (CO2KostAufG): Je höher der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, desto größer der Vermieteranteil.

Die Heizkostenabrechnung muss den auf den Mieter entfallenden CO₂-Kostenanteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen; fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 CO2KostAufG). Der Generator zieht den Vermieteranteil ab, den Sie aus der Abrechnung eintragen; Einstufung und Berechnungsgrundlagen müssen in der beigefügten Heizkostenabrechnung stehen.

• Die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist keine Betriebskostenabrechnung. Dem Mieter schicken Sie die Betriebskostenabrechnung des Vermieters; die Hausgeldabrechnung (oder ein Auszug daraus) kann als Anlage und Nachweis beigefügt werden.
• Übernehmen Sie nur umlagefähige Positionen Ihrer Wohnung. Verwaltervergütung, Reparaturen und die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
• Haben Vermieter und Mieter nichts anderes vereinbart, gilt für die Verteilung der Maßstab der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB). Gesamtkosten und Schlüssel stehen in der Hausgeldabrechnung, die Sie beilegen.